○鹿児島市立学校事務処理規程
昭和42年4月29日
教育長訓令第5号
(注) 平成12年から改正経過を注記した。
第1章 総則
(目的)
第1条 鹿児島市立学校の職員の服務、身分上の手続及び文書の取扱に関する事項は、法令その他に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
第2章 服務
(出勤簿)
第2条 職員は、定時までに出勤したことを証するため、出勤表に押印しなければならない。
2 出勤表は、校長(園長を含む。以下同じ。)が指定する職員が毎日点検し、出張、休暇、研修、その他必要とする事項を記入して、整理しなければならない。
(出張)
第3条 職員は、出張を命ぜられたときは、あらかじめ校長の指示を受けて出発するものとする。
2 職員は、出張中用務の都合又は疾病その他やむを得ない事故のため、予定の変更を必要とするときは、速やかにその理由を付して校長の指示を受けなければならない。
3 職員は出張の用務を終えて帰校したときは、7日以内に復命書(様式第1)をもつて校長に復命しなければならない。
(別勤及び研修)
第4条 職員(県費負担の職員及び市費負担の教育職員に限る。)を校外勤務させる必要があるときは、校長は、別勤命令簿(様式第2)によりその勤務を命ずるものとする。
4 校長は、第2項の規定により研修を承認した場合は、当該職員ごとに、研修計画書及び研修報告書等により研修の状況を把握しなければならない。
(平14教育長訓令3・平29教育長訓令1・一部改正)
第5条 削除
第3章 人事記録等の取扱
2 校長は、資格、任免、給与、その他身分上の異動を証するに足る書類に基づき、前項の履歴書記載事項が正確であることを確認し、これを保存しなければならない。
(履歴書の整備)
第7条 校長は任免、給与、その他職員(県費負担の職員及び市費負担の教育職員に限る。)の身分上の異動があつたときは、辞令又は異動通知書に基づいて当該職員の履歴書に異動事項を記し、履歴書を整備しなければならない。
第4章 身上に関する手続
(退職)
第8条 職員が退職しようとするときは、その理由及び期日を記した退職願(県費負担の職員は県教育委員会宛)を、校長を経て教育長に提出しなければならない。
2 校長は、退職願の提出があつたときは、本人の事情を調査し、退職副申書(様式第8)に退職願と本人の履歴書1通を添えて退職予定日の7日前までに教育長に副申しなければならない。ただし、教育職員を除く市費負担の職員については、退職副申書及び履歴書は要しない。
(休職)
第9条 職員(県費負担の職員及び市費負担の教育職員に限る。)が結核性疾患その他心身の故障のため、長期の休養を要する傷病を診断されたときは、病気休暇をとる場合を除き、校長は、速やかに休職副申書(様式第9)に必要な書類を添えて、発令予定日の7日前までに教育長に副申しなければならない。
2 特例法第14条の適用又は準用を受ける者が、結核性疾患のため休職の許可を受けようとする場合は、次の書類を提出しなければならない。
(1) 休職の理由及び期間を記した休職願(県費負担の職員は県教育委員会宛)
(2) 身体検査判定書写
3 結核性疾患によるものを除き、心身の故障のため休職の許可を受けようとする者にあつては、次の書類を提出しなければならない。
(1) 休職の理由及び期間を記した休職願(県費負担の職員は県教育委員会宛)
(2) 医師の診断書
4 職員(教育職員を除く県費負担の職員をいう。)が、結核性疾患のため療養休暇をとる場合は、療養休暇願(様式第10)に身体検査判定書写を添えて、校長を経て教育長に提出しなければならない。
(平12教育長訓令1・一部改正)
(復職)
第11条 前条の職員が、その理由が消滅し勤務に復帰しようとするときは、速やかにその事情及び期日を記した復職願(県費負担の職員は県教育委員会宛)に必要な書類を添えて、校長を経て教育長に提出しなければならない。
(報告)
第12条 校長は職員(県費負担の職員及び市費負担の教育職員をいう。)について、次の各号の一に該当するものがあるときは、速やかにその事情を記した書類をもつて教育長に報告又は届出しなければならない。
(1) 伝染病により、出勤できなくなつた場合
(2) 私事故障により、出勤しないことが引き続き2週間を超え、又は傷病により、出勤しないことが引き続き2月を超えるに至つた場合
(3) 条件付採用期間の範囲内において実際に勤務した日数が90日に達しないと予定される場合
(4) 法令、条例、規則又は規程に違反する事実がある場合
(5) 氏名を変更した場合
(6) 死亡により退職した場合
(7) 私事のため1週間以上県外に旅行した場合(校長及び教頭に限る。)
(8) その他勤務上又は一身上重要と認められる事実がある場合
(昇給昇格)
第13条 昇給昇格の内申手続については、別に指示するところによる。
第5章 文書取扱
(文書及び簿冊取扱の原則)
第14条 文書及び簿冊はすべて正確かつ迅速に取扱い、常に整備して一般事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
2 文書及び簿冊のうちで重要なものは、非常災害時に際して支障がないよう、あらかじめ準備しておかなければならない。
(処理担当者)
第15条 校長は、文書及び簿冊の処理担当者(以下「文書処理担当者」という。)を定め、次の各号に掲げる事項を処理させなければならない。
(1) 文書の受付及び配付に関すること。
(2) 文書の発送に関すること。
(3) 簿冊の整理及び保存に関すること。
(4) その他文書処理に関し必要なこと。
(備付帳簿)
第16条 文書及び簿冊処理のため必要な帳簿は次のとおりとする。
(1) 文書件名簿
(2) 文書送達簿
(3) 簿冊台帳
3 校長は、第1項に定める帳簿の外、必要な補助帳簿を設けることができる。
(文書の受付)
第17条 学校に到達した文書(電子文書(鹿児島市教育員会文書取扱規程(平成28年教育長訓令第2号)第2条第2号に規定する電子文書をいう。)を除く。以下この条において同じ。)は文書処理担当者において受付て、次の各号により処理しなければならない。
(1) 文書はすべて文書件名簿(様式第14)に記入すること。ただし、次に掲げる文書については、その記入を省略することができる。
(イ) 通知書、案内書、その他これに類する軽易な文書
(ロ) 請求書、領収書、見積書及び送り状
(ハ) 新聞、官公報、その他これに類する印刷物
(2) 親展文書は封皮に受付印(様式第15)を押して配布すること。
(3) 前号に掲げる文書の外は、開封の上、受付印を押して配布すること。
(4) 封皮を必要とする文書は、これを添付すること。
(5) 現金及び金券を内容に含む文書は、文書件名簿の経過処理欄に金券の種類及び金額を記入し、受領印を徴すること。
(平29教育長訓令3・一部改正)
(電子文書の受付)
第17条の2 学校に到達した電子文書については、必要に応じて当該電子文書を用紙に出力の上、前条の規定を準用して受付を行うものとする。
(平29教育長訓令3・追加)
(文書件名簿の記入)
第18条 文書件名簿の記入に当たつては、文書到達の順序に従つて整理しなければならない。
(供覧文書)
第19条 閲覧に供する文書は供覧文書処理印(様式第16)を押して処理しなければならない。
(文書の起案)
第20条 事案の処理は原則として文書によるものとし、文書を起案するときは起案用紙(様式第18)によらなければならない。ただし、定例であつて、簿冊をもつて処理できるもの若しくは軽易な事件で文書の余白に処理案を朱書して処理できるもの若しくは符せん用紙で処理できるもの又は口頭(電話)受理用紙で処理できるものは、この限りでない。
(文書の作成)
第21条 供覧文書及び起案文書は、次の各号により作成しなければならない。
(1) 公文用字用語例により簡明かつ平易に記載すること。
(2) 原則として左横書とする。
(3) 関係案件は支障のない限り一起案とする。
(4) 急施を要する文書及び重要文書には、朱印又は朱書を以つて欄外上部にその旨を表示し、機密文書は封筒に入れてその旨表示すること。
(5) 紛失のおそれがある文書には台紙をつけること。
(電報、電話、又は口頭による照会等の処理)
第22条 電報、電話又は口頭による照会、回答報告等で重要な事項については、その要領を摘記し、前3条の規定に準じて処理するものとする。
(文書の発送)
第23条 発送文書(電子文書を除く。以下この条において同じ。)はそれぞれの係において必要部数を浄書し、文書処理担当者に送付するものとする。
2 文書処理担当者は、前項の送付を受けたときは直ちに文書件名簿に記入のうえ、発送しなければならない。ただし、この場合においては第17条第1号ただし書の例によることができる。
3 市内官公署学校及び各種団体等にあてて、送達する文書は、文書送達簿(様式第17)に記入のうえ、受領印を徴するものとする。ただし、軽易と認められるものはこの限りでない。
(平29教育長訓令3・一部改正)
(電子文書の送付)
第23条の2 電子文書の発送は、各係においてこれを行うものとする。
2 電子文書の発送に当たつては必要に応じ、電子署名、パスワードの設定等の措置を講じなければならない。
(平29教育長訓令3・追加)
(発送文書の要件)
第24条 発送文書には、次の各号による表示をしなければならない。
(1) 文書件名簿による順次番号を附すること。
(2) 発送日付を記入すること。
(3) 学校名又は校長名を記入すること。
2 発送文書には公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。
(処理済の表示)
第25条 処理を終つた起案文書(様式第18)には、処理年月日を記入し、文書処理担当者印を押すものとする。
(編集方法)
第26条 完結した文書は、それぞれの係において、次の各号により編集しなければならない。
(1) 文書は原則として会計年度により編冊する。
(2) 同一事件で数年度にわたるものは、その終了の年度に総合し、2以上の事件に関連するものは、最も重要なものに編冊し、それぞれ関連のある編集簿冊の目次及び適当なところにその旨を摘記しおくものとする。
(3) 文書に付属する図面その他で、その文書の簿冊につづり込むことの困難なものは、別に製本表装し、その旨目次及び関連文書に記載しおくものとする。
(4) 編集簿冊には、各冊ごとに索引に供するための目次をつけるものとする。
(5) 簿冊の厚さは8センチメートルを限度とする。1冊に製本できないものは、適当に分冊し紙数の少ないものは、2年度以上の分を合わせて編集することができる。
(6) 表紙には簿書の名称、年度、保存期間及びそれぞれの係名等を記載するものとする。
(7) 第4種、第5種に属するものは、製本、表装目次を省略することができる。
(平12教育長訓令1・一部改正)
(種別及び保存期間)
第27条 簿冊の保存期間及び種別は、別表のとおりとする。ただし、必要と認めるときは保存期間を延長することができる。
(平12教育長訓令1・一部改正)
(保存期間の計算)
第28条 保存期間の計算は、その属する年度の翌年度から起算する。
(平12教育長訓令1・一部改正)
(簿冊の引継)
第29条 当該年度の簿冊は当該年度末までに、それぞれの係から文書処理担当者に引き継がなければならない。ただし、やむを得ない簿冊は、年度経過後3か月以内に引き継がなければならない。
2 前項の期限経過後、それぞれの係において引続き簿冊を保管しようとするときは、簿冊の種別、及びそれぞれの係名を明記して、文書処理担当者に連絡しなければならない。
(平12教育長訓令1・一部改正)
付則
1 この規程は、公布の日から施行し、昭和42年4月29日から適用する。
2 この規程に定める帳簿諸様式で直ちにこれにより難いものについては、当分の間、なお、従前のものを用いることができる。
付則(昭和44年12月1日教育長訓令第1号)
1 この訓令は、昭和44年12月1日から施行する。
2 この訓令施行前に作成した諸様式等は、支障のない限り当分の間、用いることができる。
付則(昭和47年3月15日教育長訓令第1号)
この訓令は、昭和47年4月1日から施行する。
付則(昭和51年4月1日教育長訓令第1号)
この訓令は、昭和51年4月1日から施行する。
付則(昭和53年3月31日教育長訓令第1号)
この訓令は、昭和53年4月1日から施行する。
付則(平成12年3月27日教育長訓令第1号)
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
付則(平成13年1月29日教育長訓令第1号)
この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
付則(平成14年6月10日教育長訓令第3号)
この訓令は、平成14年6月20日から施行する。
付則(平成16年11月24日教育長訓令第3号)
この訓令は、公布の日から施行する。
付則(平成29年1月24日教育長訓令第1号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
付則(平成29年11月1日教育長訓令第3号)
この訓令は、平成29年11月1日から施行する。
付則(令和3年3月23日教育長訓令第2号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
(令3教育長訓令2・一部改正)
(平29教育長訓令1・全改)
(平14教育長訓令3・全改、令3教育長訓令2・一部改正)
(平14教育長訓令3・全改)
(平14教育長訓令3・全改)
(平14教育長訓令3・全改、令3教育長訓令2・一部改正)
(平12教育長訓令1・一部改正)
(平12教育長訓令1・一部改正)
(平12教育長訓令1・一部改正)
(平12教育長訓令1・一部改正)
(平29教育長訓令3・全改)
(平12教育長訓令1・一部改正)
別表
(平12教育長訓令1・全改、平16教育長訓令3・一部改正)
第1種(永久) | 第2種(20年) | 第3種(10年) | 第4種(5年) | 第5種(1年) |
・学校沿革史 ・卒業証書授与台帳 ・旧職員履歴書綴 ・学則 ・学校に関係ある法令、条例、規則、訓令、その他例規となるべきもの |
|
| ・転退学者名簿 ・辞令交付簿 ・公文書綴 ・統計資料綴 ・諸願出届書綴 ・出張命令簿 ・復命書綴 ・勤務関係承認簿 (年次休暇処理簿等を含む。) ・当直日誌 ・学校要覧 | ・一時限りの処理に属する願 ・伺届、上申、請書 ・往復文書等 ・台帳に登記済の文書で5年保存の必要のないもの ・その他、5年保存の必要のないもの |
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|
| ・文書件名簿 ・文書送達簿 ・退職金等請求に関する書類 ・授業料徴収台帳 ・給料関係書類 | ・領収金日計表 |
| ・指導要録 (学籍に関する記録) |
| ・指導要録 (指導に関する記録) ・各教科学習指導計画表 ・入学試験及び成績考査に関する書類 ・担任学級、担任教科又は科目、時間割表 ・学習評価一覧表 |
|
・設計書 ・校地校舎図面 ・不動産台帳 ・不動産引継書 |
|
| ・郵便切手受払簿 ・物品購入請求伝票 ・物品返納書 ・物品保管転換書 ・物品亡失き損報告書 |
|
・備品受払(備品台帳) ・図書受払簿(図書台帳) ・国庫補助事業関係書類 |
|
| ・学校給食用金銭出納簿 ・同 出納補助簿 ・健康診断票 ・歯の検査票 ・職員健康診断票 ・保健日誌 ・学校医等執務記録簿 |
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