○鹿児島市立病院文書取扱規程
平成4年3月27日
病院規程第3号
鹿児島市立病院文書取扱規程(昭和44年病院規程第4号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 文書の収受及び配布(第5条―第8条)
第3章 文書の処理(第9条―第25条)
第4章 文書の浄書及び発送(第26条―第31条)
第5章 文書の整理及び閲覧(第32条―第34条)
付則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規定は、鹿児島市公文書管理条例(令和3年条例第73号。以下「条例」という。)及び鹿児島市公文書管理条例施行規則(令和4年規則第10号。以下「規則」という。)に定めるほか、鹿児島市立病院(以下「病院」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(令4病院規程12・一部改正)
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、事務処理が能率的に行われるようにしなければならない。
(平28病院規程8・一部改正)
(1) 文書 条例第2条第2号に規定する公文書(以下「公文書」という。)その他病院において受け付け、発送し、保管し、又は保存する全ての書類、簿冊類、小包等をいう。
(2) 電子文書 病院において受け付け、発送し、保管し、又は保存する電磁的記録(電子式方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)による公文書をいう。
(3) 課 鹿児島市立病院事務分掌規程(平成19年病院規程第1号)第2条第2項に規定する課及び課に準ずる組織をいう。
(4) 課長 前号に規定する課の長をいう。
(5) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名であって、総務省令で定める基準に適合するものをいう。
(平28病院規程8・全改、令4病院規程12・一部改正)
(文書の管理体制)
第4条 鹿児島市立病院事務局総務課長(以下「総務課長」という。)は、病院における文書に関する事務(以下、「文書事務」という。)を総括するとともに、各課における文書事務の適正かつ円滑な処理について指導を行うものとする。
(平28病院規程8・全改、令4病院規程12・一部改正)
第2章 文書の収受及び配布
(1) 配布先の明確な文書は、封のまま主務課(当該文書に係る事務を所管する課をいう。以下同じ。)に配布する。
(2) 病院宛ての文書及び配布先の明確でない文書など開封することが必要であると認められる文書は、開封して主務課に配布する。
(1) 国、県、市等から到達した文書で特に収受の記録が必要と認められる文書 文書受付簿(様式第2)に記載の上、主務課に配布する。
(2) 書留、配達証明、内容証明、特別送達等の特殊取扱郵便(速達としてだけの特殊取扱いをする郵便を除く。)による文書 特殊文書受付簿(様式第3)に記載の上、主務課に配布する。
(3) 開封した文書で現金、金券又は物品類(以下「金品等」という。)が同封されているもの 特殊文書受付簿に記載し、かつ、封筒の余白に金額、種別等を記載の上、主務課に配布する。
(4) 親展文書及び入札書の表示のある文書 封のまま主務課に配布する。この場合において、入札書については、封筒の余白に収受の時刻を記載する。
(5) 訴訟及び不服申立てに関する文書、債権差押通知書等でその収受の日時が権利の得喪又は変更に関係がある文書 特殊文書受付簿に記載し、かつ、封筒又は文書の余白に収受の時刻を記載の上、主務課に配布する。
(6) 電報 電報受信簿(様式第4)に記載の上、主務課に配布する。
3 受領文書を開封した場合において、当該文書に金品等を添付した旨の記載があり、その記載内容と添付内容とが相違するときは、当該文書の余白にその旨を記載しなければならない。
(平9病院規程21・一部改正、平28病院規程8・旧第7条繰上・一部改正)
(数課に関係のある文書)
第6条 2以上の課に関係のある文書は、その関係の最も深い課に配布するものとし、関係の最も深い課を定め難い文書については、総務課長が、関係課の意見を聴いてその配布先を決定するものとする。
(平28病院規程8・旧第8条繰上)
(到達文書の取扱いの特例)
第7条 課に直接到達した文書は、第9条の規定に準じて受け付け、処理するものとする。
(平28病院規程8・旧第9条繰上・一部改正)
(勤務時間外の到達文書)
第8条 勤務時間外に到達した文書は、守衛が受領する。
(平14病院規程10・一部改正、平28病院規程8・旧第10条繰上・一部改正)
第3章 文書の処理
(配布文書の処理)
第9条 文書の配布を受けたときは、当該文書を点検して受領し、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 受領の種類に応じ、次のいずれかの処理を行う。
ア 受領文書の余白に課受付印(様式第6)を押す。
イ 受領文書を文書管理システムに保存する。
(2) 所要事項を文書件名簿(様式第7)に記入、又は文書管理システムに登録する。ただし、次に掲げる軽易な文書については、文書件名簿へ記載、又は文書管理システムに登録を省略することができる。
ア 各種の請求書及び領収書
イ 鹿児島市病院事業会計規程(昭和44年病院規程第21号)等の規定による提出文書
ウ 図書、物品等の送状
エ その他文書件名簿に記載する必要がないと認められる軽易な文書
(3) 親展文書は、封筒に課受付印を押し、封のまま名あて人へ配布する。
2 配布を受けた文書で、他の所管に属するものがあるときは、直ちに総務課長へ返送するものとし、各課相互に授受してはならない。
3 数課に関係のある文書は、当該文書の写しの配布その他適当な方法により関係課へ通知しなければならない。
(平9病院規程21・平14病院規程10・一部改正、平28病院規程8・旧第11条繰上・一部改正、令4病院規程12・一部改正)
(文書処理の原則)
第10条 前条の規定により配布文書の処理を終えたときは、当該文書について文書取扱責任者の確認を受けるものとする。ただし、特に重要又は異例な文書については、速やかに上司の閲覧に供し、その処理について指示を受けなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、文書取扱責任者の確認を省略することができる。
(1) 供覧又は回覧により用務の終了するもの
(2) 新聞、雑誌その他軽易な文書等
3 文書取扱責任者は、第1項本文の規定により文書の確認を行ったときは、処理方針を決定し、当該事務を担当する者に指示をしなければならない。
4 前項の規定により指示を受けた事務担当者は、速やかに起案その他の処理手続を行わなければならない。
(平28病院規程8・全改・旧第12条繰上)
(文書の種類)
第11条 文書の種類は、別表第1に掲げる公用文の種類のとおりとする。
(平28病院規程8・旧第13条繰上、令4病院規程12・旧第12条繰上)
(起案)
第12条 文書の起案は、原議書(様式第8)を用いなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りではない。
(1) 軽易な事案で、符せん又は文書の余白を利用して処理できるもの
(2) 定例的な事案で、一定の帳票により処理することが適当と認められるもの
2 文書の起案は、次に定めるところにより行わなければならない。
(1) 内容に適した題名を付けること。
(2) 文章は、簡潔に、分かりやすくすること。
(3) 原則として1事案ごとに作成すること。
(4) 提案理由その他参考事項を記入するとともに、事案の経過を明らかにする関係書類及び関係法令等を添付すること。
3 起案文書で他の局・部・課に合議を要するものは、原議書の合議欄に合議先の局・部・課・係名を関係の深い順に記載するものとする。
(平9病院規程21・一部改正、平28病院規程8・旧第14条繰上、令4病院規程12・旧第13条繰上)
(公用文の書式、文例等)
第13条 公用文の書式及び文例は、鹿児島市文書取扱規程(平成3年訓令第2号)第15条に定める公用文の書式及び文例に準じる。
2 前項に定めるもののほか、公用文の作成について必要な事項は、管理者が定める。
3 公用文を作成する際の用紙の規格は、日本産業規格によるA列を使用し、A列4番を標準とする。ただし、次に掲げるものについては、この限りではない。
(1) コンピューター関連帳票
(2) 台帳類
(3) その他管理者が特に認めるもの
(平6病院規程8・全改、平28病院規程8・旧第15条繰上、令元病院規程1・一部改正、令4病院規程12・旧第14条繰上)
(特別扱いの表示)
第14条 原議書及び回覧書には、必要に応じて「秘」、「重要」、「至急」、「条例」、「規程」、「訓令」、「議案」等の取扱い種別その他必要と認められる事項を赤色で押印し、又は記載しなければならない。
(平9病院規程21・一部改正、平28病院規程8・旧第16条繰上、令4病院規程12・旧第15条繰上)
(文書の記名)
第15条 病院外に発送する文書は、市長名をもってする特別な場合を除き、管理者名を用いなければならない。ただし、事務局長、次長又は課長が管理者の命により発送する文書については、それぞれの職名及び氏名を用いることができる。
2 前項の規定にかかわらず、文書の性質又は内容により職名及び氏名を記入する必要がないと認められるものについては、病院名又は職名のみをもってすることができる。
3 軽易な照会、依頼及び通知文書は、その内容に応じ、事務局長名、次長名若しくは課長名又は事務局名若しくは課名を用いることができる。
4 発送する文書に課・係名、担当者名等を明記する必要がある場合は、前3項に定める記名の下又は当該文書の末尾に括弧書きで当該担当課・係名、担当者名等を記入するものとする。
(平28病院規程8・旧第17条繰上、令4病院規程12・旧第16条繰上)
(決裁)
第16条 起案文書は、鹿児島市立病院事務決裁規程(昭和44年病院規程第23号。以下「決裁規程」という。)の定めるところにより、決裁を受けなければならない。
(平28病院規程8・旧第18条繰上、令4病院規程12・旧第17条繰上)
(緊急処分)
第17条 緊急処分の必要がある事案で、所定の手続きをとる暇のないときは、上司の指示を受け、便宜決定することができる。この場合においては、施行後所定の手続きをとらなければならない。
(平28病院規程8・旧第19条繰上、令4病院規程12・旧第18条繰上)
(回議)
第18条 起案文書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁者に回議しなければならない。
2 秘密文書、重要文書その他これらに類する文書は、起案者又は上司が自ら持参して決裁を受けなければならない。
3 同一事案で回議を重ねるものは、前回議書を添えなければならない。
(平28病院規程8・旧第20条繰上、令4病院規程12・旧第19条繰上)
(合議)
第19条 起案文書の内容が他の局・部・課が所管する事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係局・部・課長に合議しなければならない。
2 同一局・部内の他の課に関連のある事案は、所管の課長の決裁を得た後、関係課長の合議を経て、所管の局・部長の決裁を受けなければならない。
3 2以上の局・部に関連のある事案は、所管の局・部長の決裁を得た後、他の局・部・課長に合議しなければならない。
4 合議を受けた局・部・課は、特別の事情のない限り直ちに事案を処理しなければならない。
5 合議を受けた文書について、関係局・部・課長に異議があり、合議が成立しないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。
(平28病院規程8・旧第21条繰上、令4病院規程12・旧第20条繰上)
(代決及び後閲)
第20条 決裁者が出張又は休暇その他の事故により不在であるときに、決裁規程の定めるところにより代決した者は、起案文書の該当押印欄に「代」と記載し、代決した起案文書は、その決裁者の登院後速やかに閲覧に供しなければならない。
2 起案文書に押印することとされている者が不在であり、かつ、事案の処理について緊急を要するときは、起案文書の該当押印欄に「後閲」と記入し、決裁者の決裁を受けることができる。
3 前項の規定により「後閲」と記入された文書は、その不在者の登院後速やかに閲覧に供しなければならない。
(平28病院規程8・旧第22条繰上、令4病院規程12・旧第21条繰上)
(再回)
第21条 合議を受けた起案文書について再度回付(以下「再回」という。)を要すると認めるときは、原議書に「施行前に要再回」又は「施行後に要再回」と表示しなければならない。
2 起案文書の再回を求められたときは、決裁後関係局・部・課に原議書の送付その他の方法により通知しなければならない。
(平28病院規程8・旧第23条繰上、令4病院規程12・旧第22条繰上)
(回議及び合議文書の変更及び廃案)
第22条 回議又は合議した起案文書の内容に重大な修正が加えられたとき、又は起案文書が廃案になったときは、主務課長は、その旨を合議した関係課長に連絡しなければならない。
(平28病院規程8・旧第24条繰上、令4病院規程12・旧第23条繰上)
(起案、決裁等の日付処理)
第23条 原議書には、起案、決裁及び施行の都度その年月日を主務課において記入しなければならない。
(平28病院規程8・旧第25条繰上、令4病院規程12・旧第24条繰上)
(文書の記号及び番号)
第24条 文書には、次により記号及び番号を付さなければならない。
(1) 規程、告示及び訓令には、例規等番号簿(様式第9)により、総務課において、その種類ごとに暦年により順次番号を付する。
(2) 指令及び前号以外の文書には、総務課長が別に定める各課の記号及び文書件名簿により、主務課において年度による一連番号を付する。ただし、指令に係る特定の事務専用の処理簿、台帳等(以下この条において「台帳等」という。)に事務処理事項を記入している場合で、当該台帳等に指令番号を記入することが事務処理上能率的であると認められるときは、総務課長との協議により文書件名簿に代え、当該台帳等により、一連の指令番号を付すことができる。
(3) 前号により文書に番号を付する場合においては、1事件が完結するまでは同じ番号を使用するものとし、文書の往復回数に従い、順次「番号―2」、「番号―3」と枝番号を付するものとする。
(1) 案内状、感謝状、契約書その他記号及び番号を付けることが適当でないもの 記号及び番号は省略
(2) 文書の内容が軽易なもので、記号及び番号を付する必要がないと認められるもの 記号及び番号は付けず「号外」で処理
(3) 総合行政ネットワーク文書 当該総合行政ネットワーク文書の発送時に、総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより付される記号及び番号を付する。
(平14病院規程10・一部改正、平28病院規程8・旧第26条繰上、令4病院規程12・旧第25条繰上・一部改正)
(文書の完結日)
第25条 文書の完結日は、次に定めるところによる。
(1) 台帳、簿冊等 当該台帳、簿冊等の閉鎖の日
(2) 出納に関する証拠書類 当該出納のあった日
(3) 契約文書 当該契約事項の履行の終了した日
(4) その他の文書 当該文書に係る事案の処理の終了した日
(平28病院規程8・旧第27条繰上、令4病院規程12・旧第26条繰上)
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第26条 文書の浄書は、各課で行うものとする。
(平28病院規程8・旧第28条繰上、令4病院規程12・旧第27条繰上)
(公印及び契字印等)
第27条 発送文書には、鹿児島市立病院公印規程(昭和62年病院規程第7号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書、書簡文、庁内への発送文書等にあっては公印の押印を省略することができる。
2 行政処分、契約又は証明に関する文書その他重要な文書には、必要に応じて契字印、割り印又は必要に応じて訂正印を押さなければならない。
(平14病院規程10・一部改正、平28病院規程8・旧第29条繰上・一部改正、令4病院規程12・旧第28条繰上、令4病院規程28・一部改正)
(文書の発送)
第28条 文書(電子文書を除く。以下この条において同じ。)の発送は、各課において直接発送するもののほか、全て総務課において行う。
2 発送を要する文書は、主務課において必要な包装等を行い、あて名及び所管の課名を明記し、文書発送簿(様式第10)に必要事項を記入の上、総務課に持参するものとする。
3 大量又は勤務時間外に文書を発送する必要があるときは、あらかじめ総務課長に連絡しなければならない。
(平14病院規程10・一部改正、平28病院規程8・旧第30条繰上・一部改正、令4病院規程12・旧第29条繰上)
(郵便物の発送)
第29条 郵便物の発送は、総務課において郵便発送簿(様式第11)に必要事項を記入の上、行う。
2 書留、速達等特殊取扱いを要するものは、文書取扱主任者がこれを指示して総務課に持参しなければならない。
(平28病院規程8・旧第31条繰上・一部改正、令4病院規程12・旧第30条繰上)
(電子文書の発送)
第30条 電子文書の発送は、各課においてこれを行う。
2 電子文書の発送に当たっては必要に応じ、電子署名、パスワードの設定等の措置を講じなければならない。
(平28病院規程8・追加、令4病院規程12・旧第31条繰上)
(勤務時間外の文書発送)
第31条 勤務時間外においては、原則として文書の発送は行わないものとする。ただし、緊急やむを得ず発送する必要があるときは、あらかじめ総務課長に連絡し、郵送の手続を講じておくものとする。
(平6病院規程8・平14病院規程10・平28病院規程8・一部改正、令4病院規程12・旧第32条繰上)
第5章 文書の整理及び閲覧
(平28病院規程8・改称)
(文書整理の原則)
第32条 文書は、ファイリングシステムにより管理するものとする。
2 ファイリングシステムの実施要領については、総務課長が別に定める。
3 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等を予防する措置を講じるとともに、重要な文書については、非常災害時に適切な処置を講じることができるように、あらかじめ準備しておかなければならない。
(平6病院規程8・一部改正、令4病院規程12・旧第34条繰上)
(令4病院規程12・旧第35条繰上・全改)
(文書管理システムによる処理)
第34条 文書の管理に関する事務について、文書管理システムを利用することができる場合は、原則として、文書管理システムにより行うものとする。
(平28病院規程8・追加、令4病院規程12・旧第40条繰上)
付則
(施行期日)
1 この規程は、平成4年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程による改正前の鹿児島市立病院文書取扱規程の規定により作成された様式については、この規程による改正後の鹿児島市立病院文書取扱規程の相当規定により作成されたものとみなす。
付則(平成6年4月1日病院規程第8号)
(施行期日)
1 この規程は、平成6年4月1日から施行する。
(公用文を作成する際の用紙の規格の特例措置)
2 改正後の鹿児島市立病院文書取扱規程第15条第3項の規定にかかわらず、公用文を作成する際に日本工業規格によるA列の規格の用紙を使用することが困難な文書については、この規程の施行の日(以下「施行日」という。)から平成9年3月31日までの間に限り、日本工業規格によるB列の規格の用紙を使用することができる。
(様式に関する経過措置)
3 この規程による改正前の鹿児島市立病院文書取扱規程の規程により作成された様式は、施行日から起算して1年間は使用することができる。
付則(平成9年3月31日病院規程第21号)
この規程は、平成9年4月1日から施行する。
付則(平成13年3月30日病院規程第1号)
1 この規程は、平成13年4月1日から施行する。
2 この規程の施行の際現に改正前の様式第8の規定により作成されている用紙は、当分の間、必要な調整をして使用することができる。
付則(平成14年7月26日病院規程第10号)
1 この規程は、平成14年7月29日から施行する。
2 この規程の施行の際現に改正前の様式第8の規定により作成されている用紙は、当分の間、必要な調整をして使用することができる。
付則(平成19年3月30日病院規程第1号抄)
(施行期日)
1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。
付則(平成21年3月31日病院規程第7号)
この規程は、平成21年4月1日から施行する。
付則(平成27年4月1日病院規程第8号)
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
付則(平成28年3月31日病院規程第8号)
(施行期日)
1 この規程は、平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 改正後の鹿児島市立病院文書取扱規程の規定は、この規程の施行の際現に存する公文書について適用する。
付則(令和元年5月28日病院規程第1号)
この規程は、令和元年7月1日から施行する。
付則(令和4年4月1日病院規程第12号)
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
付則(令和4年12月7日病院規程第28号)
この規程は、令和4年12月7日から施行する。
別表第1(第11条関係)
(令4病院規程12・一部改正)
公用文の種類
1 法規文
(1) 規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第10条の規定により制定するもの
2 公示文
(1) 告示 法令の規定により一般に公示するもの又は職務上の権限に基づき決定した事項を一般に公示するもの
3 令達文
(1) 訓令 権限の行使又は職務に関し、所属の機関又は職員に対して発する命令
(2) 指令 特定の個人又は団体の申請又は願いに対して許可、認可、承認等の意志を表示するもの
4 往復文
(1) 照会 一定の事項について特定の相手方(以下「相手方」という。)に問い合わせるもの
(2) 回答 照会、依頼又は協議に対して答えるもの
(3) 通知 一定の事項を相手方に知らせるもの
(4) 依頼 ある一定の行為の実現を相手方に依頼するもの
(5) 報告 ある事実についてその経過等を相手方に知らせるもの
(6) 協議 一定の事項を打ち合わせ、相手方の同意を求めるもの
(7) 申請 許可、認可、承認、補助等の一定の行為を求めるもの
(8) 願い・届け ある一定の事項を願い出る(届け出る)もの
(9) 通達 法令及び条例等の解釈若しくは運用方針又は職務運営上の細目に関する事項を所属の機関又は職員に対して示すもの
(10) 勧告 行政機関が権限に基づき一定の事項について相手方に対してある処置を勧め、又は促すもの
(12) 答申 諮問を受けた機関がその諮問事項について意見を述べるもの
(13) 建議 諮問機関等がその属する機関に対して自発的に意見を申し出るもの
(14) 進達 特定の個人又は団体から受理した書類を上級行政庁に取り次ぐもの
(15) 副申 進達する文書に意見を添えるもの
(16) その他 上記のほか送付、督促、請求等を行うもの
5 部内文
(1) 復命 上司から命ぜられた用務の遂行の経過等を報告するもの
(2) 事務引継ぎ 職員が退職し、又は異動した場合において、担当事務を後任者又は所属長の指名する者に引き継ぐもの
(3) 上申 上級機関又は上司に対して意見又は事実を述べるもの
(4) 内申 主として部内の人事関係事項について上申するもの
(5) 辞令 職員の身分、給与その他の異動についてその旨を記載して本人に公布するもの
(6) 事故の手続 事故に関して上司に報告し、謝罪の意を表し、又は自己の進退を伺うもの
(7) その他 上記のほか行政機関内部において事務処理の手続上作成するもの
6 その他の文
(1) 書簡文 案内状、礼状、依頼状等
(2) あいさつ文 式辞、祝辞、訓辞等
(3) 表彰文 表彰状、感謝状、賞状等
(4) 契約文 契約書、協定書、覚書等
(5) 証明文 証明書、証書等
(6) 議案文
(7) その他職員が職務上作成するもの
別表第2(第33条関係)
(令4病院規程12・全改)
公文書の保存期間基準
30年保存 | 1 規程、諸令達の制定改廃に関する公文書 2 病院の変革、病院史に関する公文書で重要なもの 3 病院の施策、事業等の企実施に企画、変更、廃止及び実施に関する公文書で特に重要なもの 4 病院の設置、管理運営等に関する公文書で特に重要なもの |
10年保存 | 1 病院の施策、事業等の企画、変更、廃止及び実施に関する公文書で重要なもの 2 病院の設置、管理運営等に関する文書で重要なもの |
5年保存 | 1 病院の施策、滋養等の企画、変更、廃止及び実施に関する文書 2 病院の設置、管理運営等に関する文書 |
3年保存 | 1 病院の施策、事業等の企画、変更、廃止及び実施に関する文書で簡易なもの 2 病院の設置、管理運営等に関する文書で軽易なもの |
1年保存 | 1 3年保存の公文書のうち1年を超えて保存する必要がないと認められる公文書 |
(令4病院規程12・一部改正)
(令4病院規程12・一部改正)
(平6病院規程8・全改、平19病院規程1・平21病院規程7・平27病院規程8・令4病院規程12・一部改正)
(令4病院規程12・一部改正)
(平6病院規程8・全改、令4病院規程12・一部改正)
(令4病院規程12・一部改正)
(令4病院規程12・一部改正)
(平6病院規程8・全改、平13病院規程1・平14病院規程10・平21病院規程7・令4病院規程12・一部改正)
(平6病院規程8・全改、令4病院規程12・一部改正)
(令4病院規程12・一部改正)
(平6病院規程8・全改、令4病院規程12・一部改正)
