2　前項の規定により受領し、処理した文書のうち、次の各号に掲げる文書は、それぞれ当該各号に定めるところにより処理しなければならない。

3　受領文書を開封した場合において、当該文書に金品等を添付した旨の記載があり、その記載内容と添付内容とが相違するときは、当該文書の余白にその旨を記載しなければならない。

4　第1項及び第2項の規定による文書の配布は、総務局総務部総務課(以下「総務課」という。)内において行うものとする。

2　衛視は、前項の文書を受領したときは、封筒又は文書の余白に市時間外受付印(様式第5)を押し、時間外文書受付簿(様式第5の2)に記入し、次の登庁時限後直ちに総務課長へ引き継ぐものとする。ただし、緊急を要すると認められる文書は、主務課の文書取扱責任者に連絡をする等適切な処置をとらなければならない。

2　配布を受けた文書で、他の所管に属するものがあるときは、直ちに総務課長へ返送するものとし、各課相互に授受してはならない。

3　数課に関係のある文書は、当該文書の写しの配布その他適当な方法により関係課へ通知しなければならない。

4　第1項第2号又は前項の規定により登録した文書について、文書収受件名簿(様式第7)を文書管理システムにより整備しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、文書取扱責任者の確認を省略することができる。

3　文書取扱責任者は、第1項本文の規定により文書の確認を行ったときは、処理方針を決定し、当該事務を担当する者に指示をしなければならない。

4　前項の規定により指示を受けた事務担当者は、速やかに起案その他の処理手続を行わなければならない。

2　文書の起案は、原議書(様式第8)を用いなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

3　文書の起案は、次に定めるところにより行わなければならない。

4　起案文書で他の局・部・課に合議を要するものは、原議書の所定の欄に合議先の局・部・課・係名を関係の深い順に記載するものとする。

2　前項に定めるもののほか、公用文の作成について必要な事項は、市長が別に定める。

3　公用文を作成する際の用紙の規格は、日本産業規格によるA列を使用し、A列4番を標準とする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

2　前項の規定にかかわらず、文書の性質又は内容により職名及び氏名を記入する必要がないと認められるものについては、市名、市役所名又は職名のみをもってすることができる。

3　軽易な照会、依頼及び通知文書は、その内容に応じ、部長名若しくは課長名又は部名若しくは課名を用いることができる。

4　発送する文書に担当局・部・課・係名、担当者名等を明記する必要がある場合は、前3項に定める記名の下又は当該文書の末尾に括弧書きで当該担当局・部・課・係名、担当者名等を記入するものとする。

2　秘密文書、重要文書その他これらに類する文書は、起案者又は上司が自ら持参して決裁を受けなければならない。

3　同一事案で回議を重ねるものは、前回議書を添えなければならない。

2　同一局・部内の他の課に関連のある事案は、所管の課長の回議を経た後、関係課長の合議を経て、所管の局・部長に回議しなければならない。

3　2以上の局・部に関連のある事案は、所管の局・部長の回議を経た後、他の局・部・課長に合議しなければならない。

4　合議を受けた局・部・課は、特別の事情のない限り直ちに事案を処理しなければならない。

5　合議を受けた文書について、関係局・部・課長に異議があり、合議が成立しないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。

2　起案文書を承認することとされている者が不在であり、かつ、事案の処理について緊急を要するときは、後閲とする旨を明示し、又は用紙に出力した原議書等の該当押印欄に「後閲」と記入した上で、決裁者の決裁を受けることができる。

3　前項の規定により後閲とされた起案文書は、その不在者の登庁後速やかに閲覧に供しなければならない。

2　起案文書の再回を求められたときは、決裁後関係局・部・課に原議書の送付その他の方法により通知しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書については、それぞれ当該各号に定めるところによる。

2　文書のオフセット印刷は、総務課で行う。

3　オフセット印刷に関する事務処理の要領については、総務課長が別に定める。

2　行政処分、契約又は証明に関する文書その他重要な文書には、必要に応じて契字印、割り印又は訂正印を押さなければならない。

2　庁外への発送文書は、主務課において必要な包装等を行い、あて名及び所管の局・部・課名を明記し、文書発送簿(様式第10)に必要事項を記入の上、郵便物にあっては郵便発送依頼票(様式第11)を添え、主務課の文書取扱主任者(課の庶務を担当する係長(係に準ずる組織の長を含む。)に限る。次条第3項において同じ。)が総務課に持参するものとする。

3　大量又は勤務時間外に文書を発送する必要があるときは、あらかじめ総務課長に連絡しなければならない。

4　本庁内の各課間の往復文書を発送するときは、次に掲げるものを除き、総務課に持参するものとする。

2　発送した郵便物に係る郵便発送依頼票は、総務課において必要な期間保管しなければならない。

3　書留、速達等特殊取扱いを要するものは、文書取扱主任者がこれを指示して総務課へ回付しなければならない。

2　電子文書の発送に当たっては必要に応じ、電子署名、パスワードの設定等の措置を講じなければならない。

2　文書使送の実施要領については、総務課長が別に定める。

2　ファイリングシステムの実施要領については、総務課長が別に定める。

3　文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等を予防する措置を講じるとともに、重要な文書については、非常災害時に適切な処置を講じることができるように、あらかじめ準備しておかなければならない。

2　文書の貸出期間は、7日以内とする。ただし、総務課長が特に必要と認めて承認したときは、その期間を延長することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成3年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の鹿児島市文書取扱規程の規定により作成された様式については、この訓令による改正後の鹿児島市文書取扱規程の相当規定により作成されたものとみなす。

(鹿児島市衛視服務規程の一部改正)

3　鹿児島市衛視服務規程(昭和42年訓令第13号)の一部を次のように改正する。

(吉田町等の編入に伴う経過措置)

4　吉田町、桜島町、喜入町、松元町及び郡山町(以下「5町」という。)の編入の日前に5町であった区域に所在する支所その他の出先機関における配布文書の処理、起案、文書の番号及び総合行政ネットワーク文書の取扱いについては、第8条の2、第11条、第14条、第26条、第29条の2及び第32条の規定にかかわらず、平成16年度分に限り、別に定めるところによる。

5　前項に規定する支所その他の出先機関における文書の整理方法については、第35条第1項及び第2項の規定にかかわらず、平成16年度分までに限り、それぞれ吉田町文書規程(平成15年吉田町訓令第3号)、桜島町文書処理規程(平成14年桜島町訓令第1号)、喜入町文書事務取扱規程(昭和59年喜入町訓令第4号)、喜入町文書整理保存規程(昭和59年喜入町訓令第5号)、松元町役場文書処理規程(昭和58年松元町訓令第1号)及び郡山町文書処理規程(昭和44年郡山町規程第1号)の例による。

この訓令は、平成4年2月1日から施行する。

この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

(公用文を作成する際の用紙の規格の特例措置)

2　改正後の鹿児島市文書取扱規程第15条第3項の規定にかかわらず、公用文を作成する際に日本工業規格によるA列の規格の用紙を使用することが困難な文書については、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)から平成9年3月31日までの間に限り、日本工業規格によるB列の規格の用紙を使用することができる。

(様式に関する経過措置)

3　この訓令による改正前の鹿児島市文書取扱規程の規定により作成された様式は、施行日から起算して1年間は使用することができる。

(鹿児島市帳票管理規程の廃止)

4　鹿児島市帳票管理規程(昭和42年訓令第18号)は、廃止する。

(鹿児島市帳票管理規程の廃止に伴う経過措置)

5　前項の規定による廃止前の鹿児島市帳票管理規程の規定に基づき作成された帳票は、施行日から起算して1年間は使用することができる。

この訓令は、平成6年5月20日から施行する。

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

この訓令は、平成10年1月1日から施行する。

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際現に改正前の様式第8の規定により作成されている用紙は、当分の間、必要な調整をして使用することができる。

1　この訓令は、平成14年7月29日から施行する。

2　この訓令の施行の際現に改正前の様式第8の規定により作成されている用紙は、当分の間、必要な調整をして使用することができる。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、平成16年11月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に改正前の様式第8の規定により作成されている用紙は、当分の間、必要な調整をして使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日前に改正前の鹿児島市文書取扱規程に規定する様式により作成された書類は、改正後の鹿児島市文書取扱規程に規定する様式により作成された書類とみなす。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、令和元年7月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年9月7日から施行する。