○鹿児島市公文書管理条例施行規則
令和4年3月3日
規則第10号
(趣旨)
第1条 この規則は、鹿児島市公文書管理条例(令和3年条例第73号。以下「条例」という。)の施行に関し必要な事項を定めるものとする。
(2) 課長 前号に規定する課の長をいう。
(3) 文書管理システム 本市の電子計算組織に係るネットワークを利用して、電磁的記録である文書の収受、起案、決裁、供覧、保存、廃棄その他の事務処理を行い、及び文書に係る情報の総合的な管理等を行うことができる情報処理システムをいう。
2 その他この規則で使用する用語の意義は、条例の例による。
(管理体制)
第3条 本市における公文書管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括するとともに、各課の文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導を行うため、総括文書管理者を置き、総務局長をもって充てる。
2 課における文書事務を所掌するため、課に文書取扱責任者を置き、課長をもって充てる。
3 文書取扱責任者の指示に基づき、文書事務の処理を推進し、及び文書事務の改善、指導等を行うため、課に文書取扱主任者を置き、課の各係長(係に準ずる組織の長を含む。以下同じ。)をもって充てる。
(到達した文書の処理)
第4条 本市に到達した文書は、別に定めるところにより、遅滞なく、処理しなければならない。
3 公文書の保存期間の起算日は、別表第2に掲げる公文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年によるものの保存期間の起算日は、翌年の1月1日とする。
4 前2項の規定にかかわらず、文書取扱責任者は、台帳、名簿その他の常時使用する公文書で保存期間を定めることが適当でないものを常用文書とすることができる。
5 条例第5条第3項の保存期間は、文書フォルダーにまとめられた公文書の保存期間とする。この場合において、保存期間が異なる公文書が含まれるときは、これらの保存期間のうち最も期間が長いものとする。
(保管及び保存)
第6条 公文書は、当該公文書が完結した日の属する年度の翌年1年間は、各課で保管する。
2 文書取扱責任者は、第11条第1項の規定により集中的に保存する公文書以外の公文書について、その保存期間が満了する日までの間、適正に保存するものとする。
2 実施機関は、歴史的公文書の選別に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 市政を跡付けるという歴史的価値の観点のほか、市民にとって重要な公文書であるという視点を念頭に置くこと。
(2) 公文書の重要性等は、市政への影響、市民の関心、事業等の規模、先進性、独自性等を考慮して判断すること。
(3) 添付資料を含む一連の対象公文書の中で、真に保存すべきものを抽出すること。
(文書管理表の作成等)
第8条 実施機関は、条例第7条第1項の規定により、文書管理表に次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 分類
(2) フォルダー番号
(3) 名称
(4) 媒体の種別
(5) 保存期間
(6) 処理内容
(7) 保存場所
(8) 前各号に掲げるもののほか、公文書の管理に資すると認められる事項
2 条例第7条第1項ただし書の規則で定める期間は、1年未満とする。
3 実施機関は、文書管理表を市政情報コーナーに設置し、一般の利用に供するものとする。
(公文書管理委員会に諮る廃棄する公文書の保存期間)
第9条 条例第8条第3項の規則で定める保存期間は、30年とする。
(歴史的公文書の目録)
第10条 実施機関は、条例第9条第4項の規定により、歴史的公文書の目録に次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 名称
(2) 作成年度
(3) 前2号に掲げるもののほか、歴史的公文書の管理及び利用に資すると認められる事項
2 実施機関は、歴史的公文書の目録について、市政情報コーナーに設置し、一般の利用に供するものとする。
2 実施機関は、条例第9条第3項の規定により、歴史的公文書について、職務の遂行に著しい支障が生じる場合その他相当の理由があると認められる場合を除き、市長が定める場所で集中的に保存するものとする。
(文書管理システムによる処理)
第13条 文書事務について、文書管理システムを利用することができる場合は、原則として、文書管理システムにより行うものとする。
2 第6条の規定にかかわらず、文書管理システムに記録された情報に関する公文書は、文書管理システムのサーバー内に保管し、又は保存するものとする。
(委任)
第14条 この規則に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
付則
(施行期日)
1 この規則は、令和4年4月1日から施行する。
(鹿児島市公文書管理規則の廃止)
2 鹿児島市公文書管理規則(平成28年規則第98号)は、廃止する。
(経過措置)
3 この規則は、この規則の施行の際現に存する公文書について適用する。
別表第1(第5条関係)
公文書の保存期間基準
30年保存 | 1 条例、規則、訓令及び特に重要な告示の制定改廃に関する公文書 2 要綱、要領、基準等の制定改廃に関する公文書で重要なもの 3 廃置分合、行政区域、町名町界等の市の沿革に関する公文書で重要なもの 4 総合計画、基本計画及び実施計画の計画書並びにその立案等に関する公文書 5 市の施策、事業等の企画、変更、廃止及び実施に関する公文書で特に重要なもの 6 公の施設の設置、管理運営等に関する公文書で特に重要なもの 7 契約、協定等に関する公文書で特に重要なもの 8 国際交流及び国内交流に関する公文書で特に重要なもの 9 組織機構の見直し等に関する公文書で特に重要なもの 10 市議会に関する公文書で特に重要なもの 11 審議会、懇談会等に関する公文書で特に重要なもの 12 許認可等行政処分に関する公文書で特に重要なもの 13 不服申立て、訴訟等に関する公文書で重要なもの 14 職員の服務、給与、任免、賞罰等に関する公文書で重要なもの 15 引継ぎに関する公文書で特に重要なもの 16 叙勲、褒章、表彰等に関する公文書で特に重要なもの 17 公有財産の取得、管理、処分等に関する公文書で特に重要なもの 18 予算、決算、監査、出納等に関する公文書で特に重要なもの 19 陳情、請願、要望等に関する公文書で特に重要なもの 20 行事、事件、災害等に関する公文書で特に重要なもの 21 統計、調査、研究等に関する公文書で特に重要なもの 22 国及び県からの通知その他これらに類する公文書で特に重要なもの 23 補助金の申請及び交付に係る公文書で特に重要なもの 24 寄附又は贈与の受納に係る公文書で特に重要なもの 25 工事施行図書等で特に重要なもの 26 その他30年保存の必要があると認められる公文書 |
10年保存 | 1 重要な告示の制定改廃に関する公文書及び公告、公表その他告示に係る公文書で重要なもの 2 要綱、要領、基準等の制定改廃に関する公文書 3 市の施策、事業等の企画、変更、廃止及び実施に関する公文書で重要なもの 4 公の施設の設置、管理運営等に関する公文書で重要なもの 5 契約、協定等に関する公文書で重要なもの 6 国際交流及び国内交流に関する公文書で重要なもの 7 組織機構の見直し等に関する公文書で重要なもの 8 市議会に関する公文書で重要なもの 9 審議会、懇談会等に関する公文書で重要なもの 10 許認可等行政処分に関する公文書で重要なもの 11 不服申立て、訴訟等に関する公文書 12 引継ぎに関する公文書で重要なもの 13 叙勲、褒章、表彰等に関する公文書で重要なもの 14 公有財産の取得、管理、処分等に関する公文書で重要なもの 15 予算、決算、監査、出納等に関する公文書で重要なもの 16 陳情、請願、要望等に関する公文書で重要なもの 17 行事、事件、災害等に関する公文書で重要なもの 18 統計、調査、研究等に関する公文書で重要なもの 19 国及び県からの通知その他これらに類する公文書で重要なもの 20 補助金の申請及び交付に係る公文書で重要なもの 21 貸付金に係る公文書で重要なもの 22 損失補償及び損害賠償に係る公文書 23 会計上の帳簿及び証拠書類で10年保存の必要があると認められる公文書 24 寄附又は贈与の受納に係る公文書で重要なもの 25 工事施行図書等で重要なもの 26 その他10年保存の必要があると認められる公文書 |
5年保存 | 1 告示の制定改廃に関する公文書及び公告、公表、公示送達その他公示に係る公文書 2 市の施策、事業等の企画、変更、廃止及び実施に関する公文書 3 公の施設の設置、管理運営等に関する公文書 4 契約、協定等に関する公文書 5 国際交流及び国内交流に関する公文書 6 組織機構の見直し等に関する公文書 7 市議会に関する公文書 8 審議会、懇談会等に関する公文書 9 許認可等行政処分に関する公文書 10 引継ぎに関する公文書 11 叙勲、褒章、表彰等に関する公文書 12 公有財産の取得、管理、処分等に関する公文書 13 金銭及び物品の出納に関する公文書 14 陳情、請願、要望等に関する公文書 15 行事、事件、災害等に関する公文書 16 統計、調査、研究等に関する公文書 17 国及び県からの通知その他これらに類する公文書 18 補助金の申請及び交付に係る公文書 19 貸付金に係る公文書 20 寄附又は贈与の受納に係る公文書 21 工事施行図書等 22 その他5年保存の必要があると認められる公文書 |
3年保存 | 1 告示、公告、公表、公示送達その他公示に係る公文書で軽易なもの 2 市の施策、事業等の企画、変更、廃止及び実施に関する公文書で軽易なもの 3 公の施設の設置、管理運営等に関する公文書で軽易なもの 4 契約、協定等に関する公文書で軽易なもの 5 国際交流及び国内交流に関する公文書で軽易なもの 6 市議会に関する公文書で軽易なもの 7 組織機構の見直し等に関する公文書で軽易なもの 8 市議会の議事等に関する公文書で軽易なもの 9 審議会、懇談会等に関する公文書で軽易なもの 10 許認可等行政処分に関する公文書で軽易なもの 11 引継ぎに関する公文書で軽易なもの 12 叙勲、褒章、表彰等に関する公文書で軽易なもの 13 公有財産の取得、管理、処分等に関する公文書で軽易なもの 14 歳入、歳出予算及び決算に関する公文書 15 行事、事件、災害等に関する公文書で軽易なもの 16 統計、調査、研究等に関する公文書で軽易なもの 17 国及び県からの通知その他これらに類する公文書で軽易なもの 18 補助金の申請及び交付に係る公文書で軽易なもの 19 寄附又は贈与の受納に係る公文書で軽易なもの 20 工事施行図書等で軽易なもの 21 通知、照会、回答その他の一般往復文書で重要なもの 22 その他3年保存の必要があると認められる公文書 |
1年保存 | 1 通知、照会、回答その他の一般往復文書で軽易なもの 2 3年保存の項1から20までのうち1年を超えて保存する必要がないと認められる公文書 3 その他1年を超えて保存する必要がないと認められる公文書 |
備考 軽易なもので供覧、回覧等により用務が終了するものには、事務処理上必要な1年未満の保存期間を設定することができるものとする。
別表第2(第5条関係)
公文書の完結した日
公文書 | 完結した日 |
公の施設の設置、管理運営等に関する公文書 | 設置、管理運営等に係る事業が終了した日 |
契約、協定等に関する公文書 | 契約、協定等の期間が終了した日 |
許認可等行政処分に関する公文書 | 当該公文書に係る事案の処理が終了した日(保存期間が10年を超える公文書に限る。)又は許認可等の効力が消滅した日 |
不服申立て、訴訟等に関する公文書 | 裁決、決定その他の処分がされた日又は訴訟が終結した日 |
補助金の申請及び交付に係る公文書 | 交付に係る事業が終了した日 |
工事施行図書等 | 工事等が終了した日 |
その他の公文書 | 当該公文書に係る事案の処理が終了した日 |
別表第3(第7条関係)
歴史的公文書の選別基準
歴史的公文書の選別区分 | 細目区分 | |
1 | 条例、規則、訓令及び特に重要な告示の制定改廃に関する文書 | (1) 条例及び規則の制定改廃に関する決裁文書 (2) 市政に大きな影響のある訓令の制定改廃(組織機構の整備や引用法令の改正など政策的判断を要しないものを除く。)に関する決裁文書 (3) 重要な告示の制定改廃に関する決裁文書 |
2 | 要綱、要領、基準等の制定改廃に関する公文書 | 市政や市民生活に大きな影響のある要綱、要領、基準等の制定改廃(組織機構の整備や引用法令の改正など政策的判断を要しないものを除く。)に関する決裁文書 |
3 | 廃置分合、行政区域、町名町界等の市の沿革に関する公文書 | (1) 市町村合併、中核市移行等に係る計画、協議等に関する公文書で特に重要なもの (2) 市の区域の変更等に係る計画、調査、協議、決定等に関する公文書で特に重要なもの (3) 住居表示、町名町界等に係る計画、調査、協議、決定等に関する公文書で特に重要なもの (4) 市の歴史、沿革を記録した公文書で特に重要なもの |
4 | 総合計画、基本計画及び実施計画の計画書及びその立案等に関する公文書 | (1) 総合計画等に係る計画、協議、決定に関する公文書で特に重要なもの (2) 市民からの計画案に対する意見等を記録した公文書で特に重要なもの |
5 | 市の重要な施策、事業等の企画、変更、廃止及び実施に関する公文書 | (1) 市政や市民生活に大きな影響のある施策、事業等の企画、変更、廃止及び実施に係る要望、計画、協議、評価、決定等に関する公文書 (2) 市民からの計画案に対する意見等を記録した公文書で特に重要なもの |
6 | 公の施設の設置、管理運営等に関する公文書 | (1) 公の施設の新設改廃に係る要望、計画、協議、決定等に関する公文書で特に重要なもの (2) 公の施設の管理運営に係る評価、報告等に関する公文書で特に重要なもの |
7 | 重要な契約、協定等に関する公文書 | (1) 議会の議決を必要とする契約の締結、変更等に関する公文書で特に重要なもの (2) 上記(1)以外で、市政や市民生活に大きな影響のある契約の締結、変更等に関する公文書で特に重要なもの (3) 市政や市民生活に大きな影響のある協定等の締結、変更等に関する公文書で特に重要なもの |
8 | 国際交流及び国内交流に関する公文書 | (1) 他都市等との交流等に係る協定の締結書及び締結に至る経過等に関する公文書で特に重要なもの (2) 他都市等との交流行事等に係る計画、協議、決定、報告等に関する公文書で特に重要なもの |
9 | 行政委員会の議事等に関する公文書 | (1) 行政委員会の構成、選任、変更等に関する公文書で等に重要なもの (2) 行政委員会への提出議案、報告等に関する公文書で特に重要なもの (3) 行政委員会における重要な会議の会議録 |
10 | 組織機構の見直し等に関する公文書 | (1) 組織機構の見直しに関する公文書で特に重要なもの (2) 組織図 |
11 | 市議会に提出する議案、報告等に関する文書 | (1) 議案等の決裁文書 (2) 市議会に提出した報告等に関する文書で重要なもの |
12 | 市議会の議事等に関する文書で重要なもの | (1) 市議会(常任委員会を含む。)の構成、選任、変更等に関する文書 (2) 本会議の議事録、委員会の概要記録等の文書 (3) 請願、陳情、意見書、決議等に関する文書 (4) 議決書 |
13 | 審議会、懇談会等に関する公文書 | (1) 審議会等の新設、構成、選任、変更等に関する文書で特に重要なもの (2) 審議会等の会議資料及び会議録で等に重要なもの (3) 諮問書、答申書等に関する文書で特に重要なもの |
14 | 許認可等行政処分に関する公文書 | (1) 市政や市民生活に大きな影響のある処分基準等の制定改廃に係る協議、決定等に関する文書 (2) 市政や市民生活に大きな影響のある処分に係る協議、決定等に関する文書 |
15 | 不服申立て、訴訟等に関する公文書 | (1) 市政や市民生活に大きな影響のある不服申立てに係る協議、決定等に関する文書 (2) 市政や市民生活に大きな影響のある訴訟に係る協議、決定等に関する文書 (3) 市政や市民生活に大きな影響のある重要な調停、和解、損害賠償等に係る協議、決定等に関する文書 |
16 | 職員の服務、給与、任免、賞罰等に関する公文書 | (1) 職員の服務、給与等の制度の変更に関する文書で特に重要なもの (2) 職員の任免、異動、賞罰等に関する文書で特に重要なもの |
17 | 引継ぎに関する公文書 | 主要な特別職(市長、副市長、会計管理者、教育長及び企業管理者)の事務引継書 |
18 | 叙勲、褒章、表彰等に関する公文書 | (1) 表彰等の創設、改廃、選考、決定等に関する文書で特に重要なもの (2) 国、県等による叙勲、褒章、表彰等の推薦、内申、決定等に関する文書で特に重要なもの |
19 | 公有財産の取得、管理、処分等に関する公文書 | (1) 公有財産の取得、処分等に関する文書で特に重要なもの (2) 公有財産の管理に係る評価、報告書等及び公共用地境界確定調書もので特に重要なもの |
20 | 予算、決算、監査、出納等に関する公文書 | (1) 予算書、予算に関する説明書等 (2) 決算書、決算に関する説明書等 (3) 市債の発行、償還及び大規模又は特殊な補助金に関する文書 (4) 監査報告書 (5) その他市の財政、出納等に関する重要な文書 |
21 | 陳情、請願、要望等に関する公文書 | (1) 市政や市民生活に大きな影響のある陳情、請願、要望等及びそれらの対応に関する文書 (2) 国の施策、制度、予算等に対する市の要望に関する文書で特に重要なもの |
22 | 行事及び重大な事件、災害等に関する公文書 | (1) 市政や市民生活に大きな影響のある行事に係る計画、協議、記録等に関する文書 (2) 市政や市民生活に大きな影響のある災害、事件等に係る対応、記録等に関する文書 |
23 | 統計、調査、研究等に関する文書 | (1) 人口その他市の変遷を知る上で重要な統計に関する文書 (2) その時代の世相、世論等が顕著に表れている調査に関する文書 (3) 重要な研究内容等に関する文書 |
24 | その他歴史的価値がある文書 | (1) 市が発行する刊行物(他の区分に属するものを除く。)で重要なもの (2) 映像、写真等その時代の習俗等が分かる文書 (3) 文化財の指定、調査、管理等に関する文書で重要なもの (4) 市が出資する団体の設立、廃止等に係る計画、協議、決定等に関する文書 (5) その他歴史的価値がある文書 |
備考
1 意思決定過程が記録されている主要な部分も歴史的公文書として保存の対象とする。
2 保存すべき文書は、原本(所管課が作成、取得した文書)のみとする。
3 映像、写真等は、原則として保存の対象とする。