○鹿児島市水道局文書取扱規程
平成7年3月29日
水道局規程第7号
鹿児島市水道局文書取扱規程(昭和62年水道局規程第21号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第6条)
第2章 文書の収受及び配布(第7条―第9条)
第3章 文書の処理(第10条―第20条)
第4章 文書の浄書及び発送(第21条―第24条)
第5章 文書の形式(第25条―第28条)
第6章 文書の整理及び閲覧(第29条)
付則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、鹿児島市公文書管理条例(令和3年条例第73号。以下「条例」という。)及び鹿児島市公文書管理条例施行規則(令和4年規則第10号。以下「規則」という。)その他別に定めるもののほか、鹿児島市水道局(以下「局」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(令4水道局規程13・全改)
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、事務処理が能率的に行われるようにしなければならない。
(平28水道局規程21・一部改正)
(1) 文書 条例第2条第2号に規定する公文書(以下「公文書」という。)その他局において受け付け、発送し、保管し、又は保存する全ての書類、簿冊類、小包等をいう。
(2) 電子文書 局において受け付け、発送し、保管し、又は保存する電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)による公文書をいう。
(3) 部 鹿児島市水道局事務分掌規程(昭和57年水道局規程第9号。以下「事務分掌規程」という。)第2条に規定する部をいう。
(4) 課 事務分掌規程第2条に規定する課及び課に準ずる組織をいう。
(5) 課長 前号に規定する課の長をいう。
(6) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名であって、総務省令で定める基準に適合するものをいう。
(7) 文書管理システム 規則第2条第1項第3号に規定する文書管理システムをいう。
(平14水道局規程12・平16水道局規程10・平28水道局規程21・令2水道局規程16・令4水道局規程13・一部改正)
(文書の管理体制)
第4条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、局における文書に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括するとともに、各課における文書事務の適正かつ円滑な処理について指導を行うものとする。
(平28水道局規程21・全改、令4水道局規程13・一部改正)
(文書の区分)
第5条 文書の区分は、別表第1のとおりとする。
(平8水道局規程22・追加、平28水道局規程21・旧第7条繰上)
(簿冊)
第6条 文書の取扱いに要する簿冊で総務部総務課(以下「総務課」という。)に備えるものは、次のとおりとする。
(1) 特殊文書受付簿(様式第1)
(2) 郵便発送簿(様式第2)
(3) 文書発送簿(様式第3)
2 規程・告示番号簿(様式第4)は、総務部経営管理課に備えるものとする。
3 各課に備える簿冊は、公印使用簿(鹿児島市水道局公印規程(昭和48年水道局規程第26号。以下「公印規程」という。)様式第2)とする。
(平8水道局規程7・平8水道局規程22・平14水道局規程12・平16水道局規程10・一部改正、平28水道局規程21・旧第8条繰上、令4水道局規程13・一部改正)
第2章 文書の収受及び配布
(1) 配布先の明確な文書は、封のまま主管課(当該文書に係る事務を所管する課をいう。以下同じ。)に配布する。
(2) 局宛ての文書及び配布先の明確でない文書など開封することが必要であると認められる文書は、開封して主管課に配布する。
(1) 書留、配達証明、内容証明、特別送達等の特殊取扱郵便(速達としてだけの特殊取扱いをする郵便を除く。)による文書 特殊文書受付簿に記載の上、主管課に配布する。
(2) 開封した文書で現金、金券又は物品類(以下「金品等」という。)が同封されているもの 特殊文書受付簿に記載し、かつ、封筒の余白に金額、種別等を記載の上、主管課に配布する。
(3) 親展文書及び入札書の表示のある文書 封のまま主管課に配布する。
3 受領文書を開封した場合において、当該文書に金品等を添付した旨の記載があり、その記載内容と添付内容とが相違するときは、当該文書の余白にその旨を記載しなければならない。
(平8水道局規程22・全改・平14水道局規程12・平16水道局規程10・一部改正、平28水道局規程21・旧第9条繰上・一部改正、令4水道局規程13・一部改正)
(数課に関係のある文書)
第8条 2以上の課に関係のある文書は、その関係の最も深い課に配布するものとし、関係の最も深い課を定め難い文書については、総務課長が、関係課の意見を聴いてその配布先を決定するものとする。
(平8水道局規程22・一部改正、平28水道局規程21・旧第10条繰上)
(到達文書の取扱いの特例)
第9条 課に直接到達した文書は、次条の規定に準じて受け付け、処理するものとする。
(平8水道局規程22・追加、平28水道局規程21・旧第11条繰上・一部改正)
第3章 文書の処理
(配布文書の処理)
第10条 文書の配布を受けたときは、当該文書を点検して受領し、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 受領文書の種類に応じ、次のいずれかの処理を行う。
ア 受領文書の余白に課受付印(様式第6)を押す。
イ 受領文書を文書管理システムに保存する。
(2) 文書管理システムに必要事項を登録する。ただし、次に掲げる文書については、当該登録を省略することができる。
ア 各種の請求書及び領収書
イ 図書、物品等の送状
ウ 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する文書
エ その他文書管理システムに記載する必要がないと認められる定例又は軽易な文書
(3) 親展文書は、封筒に課受付印を押し、封のまま名あて人に配布する。
2 配布を受けた文書で他課の所管に属するものがあるときは、直ちに総務課に返付するものとし、各課相互でこれを授受してはならない。
3 2以上の課に関係ある文書は、当該文書の写しの配布その他適当な方法により関係課へ通知しなければならない。
(平8水道局規程22・追加、平14水道局規程12・平16水道局規程10・一部改正、平28水道局規程21・旧第12条繰上・一部改正、令4水道局規程13・一部改正)
(文書処理の原則)
第11条 前条の規定により配布文書の処理を終えたときは、当該文書について文書取扱責任者の確認を受けるものとする。ただし、特に重要又は異例な文書については、速やかに上司の閲覧に供し、その処理について指示を受けなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、文書取扱責任者の確認を省略することができる。
(1) 供覧又は回覧により用務の終了するもの
(2) 新聞、雑誌その他軽易な文書等
3 文書取扱責任者は、第1項本文の規定により文書の確認を行ったときは、処理方針を決定し、当該事務を担当する者に指示をしなければならない。
4 前項の規定により指示を受けた事務担当者は、速やかに起案その他の処理手続を行わなければならない。
(平28水道局規程21・追加)
(起案)
第12条 文書の起案は次により行うものとする。
(1) 文書の起案は、原則として文書管理システムにより行うものとする。ただし、他の方法によることが効率的である場合その他文書管理システムによることが適当でない場合は、この限りでない。
(2) 原議書(様式第8)を用いること。ただし、一定の形式があるもの、定例のもので一定の簿冊又は帳票によって処理できるもの若しくは軽易な事案で文書の余白を利用できるものは、この限りでない。
(3) 文字は、常用漢字及び現代かなづかいを使用し、文意は簡明、字画は明りょうであること。
(4) 起案文書は、標題をつけ、起案の理由及び事案の経過を述べ、結論を先にし、箇条書きを活用する等分かりやすく簡潔な文章とすること。
(5) 標題は、内容のよく分かる簡潔なものとし、その後にかっこ書きで、当該文書の性質を表す名称(伺、照会、回答等)を記入すること。
(6) 起案の趣旨について、参考となる法規その他の資料を添付すること。
(7) 原議書には、決裁区分、保存年限、起案・決裁・施行年月日その他必要事項を記入すること。
(8) 他の部課に合議を必要とするものは、原議書の所定の欄に合議先の部課名を関係の最も深い順に記載すること。
(9) 原議書及び供覧票には、必要に応じて「秘」、「重要」、「至急」、「条例」、「規則」、「規程」、「議案」等の取扱い種別その他必要と認める事項を明記しなければならない。ただし、これらを様式に出力する場合には、当該事項を赤色で押印し、又は記載しなければならない。
(10) 事案が2以上の課に関係するものは、関係の最も深い課で起案すること。
(11) 原則として1事案ごとに起案すること。
(平8水道局規程22・平16水道局規程10・一部改正、平28水道局規程21・旧第14条繰上、令4水道局規程13・旧第13条繰上・一部改正)
(回議)
第13条 起案文書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁者に回議しなければならない。
2 秘密文書、重要文書その他これらに類する文書は、起案者又は上司が自ら持参して決裁を受けなければならない。
3 同一事案で回議を重ねるものは、前回議書を添えなければならない。
(平28水道局規程21・旧第15条繰上、令4水道局規程13・旧第14条繰上)
(決裁)
第14条 起案文書は、地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第8条第1項ただし書及び各号に規定する事項について市長の決裁を受けるもののほか、鹿児島市水道局事務決裁規程(昭和57年水道局規程第10号。以下「決裁規程」という。)の定めるところにより、決裁を受けなければならない。
(平8水道局規程22・一部改正、平28水道局規程21・旧第16条繰上、令4水道局規程13・旧第15条繰上)
(緊急処分)
第15条 緊急処分の必要がある事案で、所定の手続をとる暇がないときは、上司の指示を受けて便宜決定することができる。この場合においては、施行後直ちに所定の手続をとらなければならない。
(平28水道局規程21・旧第17条繰上、令4水道局規程13・旧第16条繰上)
(合議)
第16条 起案文書の内容が、他の部・課が所管する事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係部・課長に合議しなければならない。
2 同一部内の他の課に関連のある事案は、所管の課長の決裁を得た後、関係課長の合議を経て、所管の部長の決裁を受けなければならない。
3 2以上の部に関連のある事案は、所管の部長の決裁を得た後、他の部・課長に合議しなければならない。
4 合議を受けた部・課は、特別の事情がない限り直ちに事案を処理しなければならない。
5 合議を受けた文書について、関係部・課長に異議があり、合議が成立しないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。
(平28水道局規程21・旧第18条繰上、令4水道局規程13・旧第17条繰上)
(代決及び後閲)
第17条 決裁者が出張又は休暇その他の事故により不在であるときに、決裁規程の定めるところにより代決した者は、代決である旨を明示し、又は用紙に出力した原議書等の該当押印欄に「代」と記載しなければならない。この場合において、代決した起案文書は、その決裁者の登庁後速やかに閲覧に供しなければならない。
2 起案文書を承認することとされている者が不在であり、かつ、事案の処理について緊急を要するときは、後閲とする旨を明示し、又は用紙に出力した原議書等の該当押印欄に「後閲」と記入した上で、決裁者の決裁を受けることができる。
3 前項の規定により後閲とされた起案文書は、その不在者の登庁後速やかに閲覧に供しなければならない。
(平16水道局規程10・一部改正、平28水道局規程21・旧第19条繰上、令4水道局規程13・旧第18条繰上)
(再回)
第18条 合議を受けた起案文書について再度回付(以下「再回」という。)の必要があるときは、原議書の決裁欄の余白に「施行前に再回を要する」又は「施行後に再回を要する」と表示しなければならない。
2 起案文書の再回を求められたときは、決裁後関係部・課に原議書の送付その他の方法により通知しなければならない。
(平28水道局規程21・旧第20条繰上、令4水道局規程13・旧第19条繰上)
(回議及び合議文書の変更及び廃案)
第19条 回議又は合議した起案文書の内容に重大な修正が加えられたとき、又は起案文書が廃棄になったときは、主管課長は、その旨を合議した関係課長に連絡しなければならない。
(平28水道局規程21・旧第21条繰上、令4水道局規程13・旧第20条繰上)
(文書の完結日)
第20条 文書の完結日は、次に定めるところによる。
(1) 台帳、簿冊等 当該台帳、簿冊等の閉鎖の日
(2) 出納に関する証拠書類 当該出納のあった日
(平28水道局規程21・旧第22条繰上、令4水道局規程13・旧第21条繰上・一部改正)
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第21条 決裁文書は起案課で浄書するものとし、次により行わなければならない。
(1) 決裁文書と照合し厳密な校正を行うこと。
(2) 文書の日付は、特に指定されたものを除き施行の日によること。
(平28水道局規程21・旧第23条繰上、令4水道局規程13・旧第22条繰上)
(文書の発送)
第22条 文書(電子文書を除く。以下この条において同じ。)の発送は、各課において直接発送するもののほか、全て総務課において行う。
2 発送を要する文書は、主務課において必要な包装等を行い、あて名及び所管課名を明記し文書発送簿に必要事項を記入の上、総務課に持参するものとする。
3 大量又は勤務時間外に文書を発送する必要があるときは、あらかじめ総務課長に連絡しなければならない。
4 郵便物の発送は、総務課において郵便発送簿に必要事項を記載のうえ行う。
5 書留、速達等特殊取扱いを要するものは、文書取扱主任者がこれを指示して総務課へ回付しなければならない。
(令4水道局規程13・全改)
(電子文書の発送)
第23条 電子文書の発送は、各課においてこれを行う。
2 電子文書の発送に当たっては必要に応じ、電子署名、パスワードの設定等の措置を講じなければならない。
(平28水道局規程21・追加、令4水道局規程13・旧第24条繰上)
(勤務時間外の発送)
第24条 勤務時間外においては、原則として文書の発送を行わないものとする。ただし、緊急やむを得ず発送する必要があるときは、あらかじめ総務課長に連絡し、郵送の手続をとるなど所要の措置を講じておかなければならない。
(平14水道局規程12・平28水道局規程21・一部改正、令4水道局規程13・旧第25条繰上)
第5章 文書の形式
(記名)
第25条 局外に発送する文書は、市長名をもってする特別な場合を除き、管理者名をもってする。
2 軽易な通知、依頼、照会及び回答文書は、局名又は部・課長名をもってすることができる。
(令4水道局規程13・旧第26条繰上)
(公印及び契字印等)
第26条 発送文書には、公印規程の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書、書簡文、庁内への発送文書等にあっては公印の押印を省略することができる。
2 行政処分、契約又は証明に関する文書その他重要な文書には、必要に応じて契字印、割り印又は必要に応じて訂正印を押さなければならない。
(平14水道局規程12・平28水道局規程21・一部改正、令4水道局規程13・旧第27条繰上、令5水道局規程2・一部改正)
(記号及び番号)
第27条 局外に発送する文書には、次により記号及び番号を付するものとする。
(1) 管理規程及び告示は、規程・告示番号簿により記号及び番号を付すること。
(2) 前号以外の文書には、主管課の頭字を用いた記号(頭字の同じ課があるときは、頭字の次にその課を表わす適当な文字を加える。)と、文書管理システムによる番号を付すること。ただし、案内状、契約書その他記号及び番号を付することが適当でないもの又は文書の内容が軽易なものは、この限りでない。
3 第1項第2号の番号は、1事件の完結するまでは同じものを使用し、文書の往復回数に従い、「番号―2」、「番号―3」と順次に枝番号を付さなければならない。
(平8水道局規程7・平14水道局規程12・平16水道局規程10・平28水道局規程21・一部改正、令4水道局規程13・旧第28条繰上・一部改正)
(公用文の書式、文例等)
第28条 公用文の書式、文例等については、鹿児島市文書取扱規程(平成3年訓令第2号)第15条の規定を準用する。
(令4水道局規程13・旧第29条繰上)
第6章 文書の整理及び閲覧
(平28水道局規程21・改称)
(文書整理の原則)
第29条 文書は、ファイリングシステムにより管理するものとする。
2 ファイリングシステムの実施要領については、総務課長が別に定める。
3 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等を予防する措置を講じるとともに、重要な文書については、非常災害時に適切な処置を講じることができるように、あらかじめ準備しておかなければならない。
(令4水道局規程13・旧第30条繰上)
付則
(施行期日)
1 この規程は、平成7年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程による改正前の鹿児島市水道局文書取扱規程の規定により作成された様式については、この規程による改正後の鹿児島市水道局文書取扱規程の相当規定により作成されたものとみなす。
3 改正後の鹿児島市水道局文書取扱規程第29条の規定にかかわらず、公用文を作成する際に日本工業規格によるA列の規格の用紙を使用することが困難な文書については、この規程の施行の日(以下「施行日」という。)から平成9年3月31日までの間に限り、日本工業規格によるB列の規格の用紙を使用することができる。
付則(平成8年3月27日水道局規程第7号)
この規程は、平成8年4月1日から施行する。
付則(平成8年6月26日水道局規程第22号)
この規程は、平成8年7月1日から施行する。
付則(平成13年3月30日水道局規程第12号)
(施行期日)
1 この規程は、平成13年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際現に改正前の様式第9の規定により作成されている用紙は、当分の間、必要な調整をして使用することができる。
付則(平成14年7月5日水道局規程第12号)
(施行期日)
1 この規程は、平成14年7月29日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際現に改正前の様式第9の規定により作成されている用紙は、当分の間、必要な調整をして使用することができる。
付則(平成16年3月31日水道局規程第10号)
この規則は、平成16年4月1日から施行する。
付則(平成28年3月31日水道局規程第21号)
(施行期日)
1 この規程は、平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 改正後の鹿児島市水道局文書取扱規程の規定は、この規程の施行の際現に存する文書について適用する。
付則(令和2年3月24日水道局規程第16号)
この規程は、令和2年4月1日から施行する。
付則(令和4年3月31日水道局規程第13号)
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
付則(令和5年3月10日水道局規程第2号)
この規程は、令和5年3月10日から施行する。
別表第1(第5条関係)
(平8水道局規程22・平28水道局規程21・一部改正)
文書の区分
1 例規等文
(1) 規程 地方公営企業法第10条の規定に基づき制定するもの
(2) 告示 事業に関する決定事項のうち公表を要するもので、一般に対し、公示又は公告するもの
2 令達文
(1) 指令 申請、願い等に対し、許可若しくは認可(許可又は認可しない場合を含む。)するもの又は指示命令するもの
(2) 局達 職員の全部又は一部に対し、周知徹底させるために通達するもの
3 往復文
(1) 照会 一定の事項について特定の相手方(以下「相手方」という。)に問い合わせるもの
(2) 回答 照会、依頼又は協議に対して答えるもの
(3) 通知 一定の事項を相手方に知らせるもの
(4) 依頼 ある一定の行為の実現を相手方に依頼するもの
(5) 報告 ある事実についてその経過等を相手方に知らせるもの
(6) 協議 一定の事項を打ち合わせ、相手方の同意を求めるもの
(7) 申請 許可、認可、承認、補助等の一定の行為を求めるもの
(8) 願い・届け ある一定の事項を願い出る(届け出る)もの
(9) 通達 法令及び条例等の解釈若しくは運用方針又は職務運営上の細目に関する事項を所属の機関又は職員に対して示すもの
(10) 勧告 行政機関が権限に基づき一定の事項について相手方に対してある処置を勧め、又は促すもの
(11) 諮問 一定の機関に対して法令、条例及び管理規程に定められた事項について意見を求めるもの
(12) 答申 諮問を受けた機関がその諮問事項について意見を述べるもの
(13) 建議 諮問機関等がその属する機関に対して自発的に意見を申し出るもの
(14) 進達 特定の個人又は団体から受理した書類を上級行政庁に取り次ぐもの
(15) 副申 進達する文書に意見を添えるもの
(16) その他 上記のほか送付、督促、請求等を行うもの
4 内部文
(1) 復命 上司から命ぜられた用務の遂行の経過等を報告するもの
(2) 事務引継 職員が退職し、又は異動した場合において、担当事務を後任者又は所属長の指名する者に引き継ぐもの
(3) 上申 上級機関又は上司に対して意見又は事実を述べるもの
(4) 内申 主として局内部の人事関係事項について上申するもの
(5) 辞令 職員の身分、給与その他の異動についてその旨を記載して本人に交付するもの
(6) 事故の手続 事故に関して上司に報告し、謝罪の意を表し、又は自己の進退を伺うもの
(7) その他 上記のほか局内部において事務処理の手続上作成するもの
5 その他の文
(1) 書簡文 案内状、礼状、依頼状等
(2) あいさつ文 式辞、祝辞、訓辞等
(3) 表彰文 表彰状、感謝状、賞状等
(4) 契約文 契約書、協定書、覚書等
(5) 証明文 証明書、証書等
(6) 議案文
(7) その他職員が職務上作成するもの
(平8水道局規程22・平28水道局規程21・一部改正)
(平8水道局規程22・平28水道局規程21・一部改正)
(平8水道局規程22・平28水道局規程21・一部改正)
(平8水道局規程7・平8水道局規程22・平28水道局規程21・一部改正、令4水道局規程13・旧様式第5繰上)
(平8水道局規程22・全改、平16水道局規程10・旧様式第7繰上、平28水道局規程21・一部改正、令4水道局規程13・旧様式第6繰上)
(平8水道局規程22・追加、平16水道局規程10・旧様式第8繰上、平28水道局規程21・一部改正、令4水道局規程13・旧様式第7繰上)
(平16水道局規程10・追加、平28水道局規程21・一部改正、令4水道局規程13・旧様式第8繰上)
(平16水道局規程10・全改、平28水道局規程21・一部改正、令4水道局規程13・旧様式第9繰上・一部改正)
(平16水道局規程10・追加、令4水道局規程13・旧様式第10繰上・一部改正)
