○鹿児島市教育委員会文書取扱規程
平成28年4月18日
教育長訓令第2号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 文書の収受及び配布(第3条―第5条)
第3章 文書の処理(第6条―第24条)
第4章 文書の浄書及び発送(第25条―第29条)
第5章 文書の整理及び閲覧(第30条)
第6章 その他(第31条―第33条)
付則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、鹿児島市公文書管理条例(令和3年条例第73号。以下「条例」という。)及び鹿児島市公文書管理条例施行規則(令和4年規則第10号。以下「規則」という。)その他別に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(令4教育長訓令3・一部改正)
(1) 文書 条例第2条第2号に規定する公文書(以下「公文書」という。)その他教育委員会において受け付け、発送し、保管し、又は保存する全ての書類、簿冊類、小包等をいう。
(2) 電子文書 本市において受け付け、発送し、保管し、又は保存する電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)による公文書をいう。
(3) 教育機関等 鹿児島市教育委員会組織及び事務分掌等に関する規則(昭和46年教育委員会規則第5号。以下この条において「事務分掌規則」という。)第2条第2号に定める教育機関(ただし、市立学校を除く。以下同じ。)及び同条第3号に定めるその他の機関をいう。
(4) 部 事務分掌規則第3条に定める部をいう。
(6) 課長 前号に規定する課の長をいう。
(7) 所属長 第2号に規定する教育機関等の長をいう。
(8) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名であって、総務省令で定める基準に適合するものをいう。
(9) 文書管理システム 規則第2条第1項第3号に規定する文書管理システムをいう。
(令4教育長訓令3・一部改正)
第2章 文書の収受及び配布
(1) 配布先の明確な文書は、封のまま主務課(当該文書に係る事務を所管する課等をいう。以下同じ。)に配布する。
(2) 教育委員会宛ての文書及び配布先の明確でない文書など開封することが必要であると認められる文書は、開封して主務課に配布する。
(1) 国、県等から到達した文書で特に収受の記録が必要と認められる文書 文書受付簿(様式第2)に記載の上、主務課に配布する。
(2) 書留、配達証明、内容証明、特別送達等の特殊取扱郵便(速達としてだけの特殊取扱いをする郵便を除く。)による文書 特殊文書受付簿(様式第3)に記載の上、主務課に配布する。
(3) 開封した文書で現金、金券又は物品類(以下「金品等」という。)が同封されているもの 特殊文書受付簿に記載し、かつ、封筒の余白に金額、種別等を記載の上、主務課に配布する。
(4) 親展文書及び入札書の表示のある文書 封のまま主務課に配布する。この場合において、入札書については、封筒の余白に収受の時刻を記載する。
(5) 訴訟及び不服申立てに関する文書、債権差押通知書等でその収受の日時が権利の得喪又は変更に関係がある文書 特殊文書受付簿に記載し、かつ、封筒又は文書の余白に収受の時刻を記載の上、主務課に配布する。
(6) 電報 電報受信簿(様式第4)に記載の上、主務課に配布する。
3 受領文書を開封した場合において、当該文書に金品等を添付した旨の記載があり、その記載内容と添付内容とが相違するときは、当該文書の余白にその旨を記載しなければならない。
(数課に関係のある文書)
第4条 2以上の課等に関係のある文書は、その関係の最も深い課等に配布するものとし、関係の最も深い課等を定め難い文書については、総務課長が、関係課等の意見を聴いてその配布先を決定するものとする。
(到達文書取扱いの特例)
第5条 課等に直接到達した文書は、次条の規定に準じて受け付け、処理するものとする。
第3章 文書の処理
(配布文書の処理)
第6条 文書の配布を受けたときは、当該文書を点検して受領し、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 受領文書の種類に応じ、次のいずれかの処理を行う。
ア 受領文書の余白に課受付印(様式第5)を押す。
イ 受領文書を文書管理システムに保存する。
(2) 文書管理システムに所定事項を登録する。ただし、次に掲げる軽易な文書については、当該登録を省略することができる。
ア 各種の請求書及び領収書
イ 鹿児島市会計規則(平成4年規則第16号)等の規定による提出文書
ウ 図書、物品等の送状
エ その他文書管理システムに記載する必要がないと認められる軽易な文書
(3) 親展文書は、封筒に課受付印を押し、封のまま名あて人へ配布する。
2 配布を受けた文書で、明らかに他の所管に属すると認められるものは、直ちに主務課に送付するものとする。
3 数課に関係のある文書は、当該文書の写しの配布その他適当な方法により関係課へ通知しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、文書取扱責任者の確認を省略することができる。
(1) 供覧又は回覧により用務の終了するもの
(2) 新聞、雑誌その他軽易な文書等
3 文書取扱責任者は、第1項本文の規定により文書の確認を行ったときは、処理方針を決定し、当該事務を担当する者に指示をしなければならない。
4 前項の規定により指示を受けた事務担当者は、速やかに起案その他の処理手続を行わなければならない。
(令4教育長訓令3・一部改正)
(文書の種類)
第8条 文書の種類は、別表に掲げる公用文の種類のとおりとする。
(起案)
第9条 文書の起案は、原則として文書管理システムにより行うものとする。ただし、他の方法によることが効率的である場合その他文書管理システムによることが適当でない場合は、この限りでない。
2 文書の起案は、原議書を用いなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 軽易な事案で、符せん又は文書の余白を利用して処理できるもの
(2) 定例的な事案で、一定の帳票により処理することが適当と認められるもの
3 文書の起案は、次に定めるところにより行わなければならない。
(1) 内容に適した題名を付けること。
(2) 文章は、簡潔に、分かりやすくすること。
(3) 原則として1事案ごとに作成すること。
(4) 起案理由その他参考事項を記入するとともに、事案の経過を明らかにする関係書類及び関係法令等を添付すること。
4 起案文書で教育委員会内の他の部・課等及び教育委員会外の局・部・課等に合議を要するものは、原議書の所定の欄に合議先の局・部・課・係名等を関係の深い順に記載するものとする。
(公用文の書式及び文例)
第10条 公用文の書式及び文例は、市長事務部局の例による。
(特別扱いの表示)
第11条 原議書及び供覧票には、必要に応じて「秘」、「重要」、「至急」、「教育委員会規則」、「教育委員会訓令」、「教育長訓令」、「教育委員会議案」、「条例」、「規則」、「訓令」、「議案」等の取扱い種別その他必要と認める事項を明記しなければならない。ただし、これらを用紙に出力する場合には、当該事項を赤色で押印し、又は記載しなければならない。
(文書の記名)
第12条 庁外に発送する文書は、事案の軽重により、教育委員会名、教育長名又は市長名をもってするものとする。ただし、部長、課長又は所属長が教育長の命により発送する文書については、それぞれの職名及び氏名を用いることができる。
2 前項の規定にかかわらず、文書の性質又は内容により職名及び氏名を記入する必要がないと認められるものについては市名、市役所名、教育委員会名又は職名のみをもってすることができる。
3 軽易な照会、依頼及び通知文書は、その内容に応じ、部長名、課長名若しくは所属長名又は部名、課名若しくは教育機関等名を用いることができる。
4 発送する文書に担当部・課・係名、担当者名等を明記する必要がある場合は、前3項に定める記名の下又は当該文書の末尾に括弧書きで当該担当部・課・係名、担当者名等を記入するものとする。
(決裁)
第13条 起案文書は、鹿児島市教育委員会教育長事務決裁規程(昭和46年教育長訓令第2号。以下「決裁規程」という。)の定めるところにより、決裁を受けなければならない。
(緊急処分)
第14条 緊急処分の必要がある事案で、所定の手続をとる暇のないときは、上司の指示を受け、便宜決定することができる。この場合においては、施行後所定の手続をとらなければならない。
(回議)
第15条 起案文書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁者に回議しなければならない。
2 秘密文書、重要文書その他これらに類する文書は、起案者又は上司が自ら持参して決裁を受けなければならない。
3 同一事案で回議を重ねるものは、前回議書を添えなければならない。
(合議)
第16条 起案文書の内容が教育委員会内の他の部・課等又は教育委員会外の局・部・課等が所管する事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係局・部・課長等に合議しなければならない。
2 同一部内の他の課に関連のある事案は、所管の課長の決裁を得た後、関係課長等の合議を経て、教育長・部長の決裁を受けなければならない。
3 2以上の部に関連のある事案は、所管の部長の決裁を得た後、他の部・課長等に合議しなければならない。
4 合議を受けた課等は、特別の事情のない限り直ちに事案を処理しなければならない。
5 合議を受けた文書について、関係部・課長に異議があり、合議が成立しないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。
6 教育委員会外の局・部に関係のある事案は、教育長及び所管部長の決裁を得た後、他の局・部・課長に合議しなければならない。
(代決及び後閲)
第17条 決裁者が出張又は休暇その他の事故により不在であるときに、決裁規程の定めるところにより代決した者は、代決である旨を明示し、又は用紙に出力した原議書等の該当押印欄に「代」と記載しなければならない。この場合において、代決した起案文書は、その決裁者の登庁後速やかに閲覧に供しなければならない。
2 起案文書を承認することとされている者が不在であり、かつ、事案の処理について緊急を要するときは、後閲とする旨を明示し、又は用紙に出力した原議書等の該当押印欄に「後閲」と記入した上で、決裁者の決裁を受けることができる。
3 前項の規定により後閲とされた起案文書は、その不在者の登庁後速やかに閲覧に供しなければならない。
(再回)
第18条 合議を受けた起案文書について再度回付(以下「再回」という。)を要すると認めるときは、原議書に「施行前に要再回」又は「施行後に要再回」と表示しなければならない。
2 起案文書の再回を求められたときは、決裁後関係局・部・課等に原議書の送付その他の方法により通知しなければならない。
(回議及び合議文書の変更及び廃案)
第19条 回議又は合議した起案文書の内容に重大な修正が加えられたとき、又は起案文書が廃案になったときは、主務課長等は、その旨を合議した関係課長等に連絡しなければならない。
(起案、決裁等の日付処理)
第20条 原議書には、起案、決裁及び施行の都度その年月日を主務課において記入しなければならない。
(文書の記号及び番号)
第21条 文書には、次により記号及び番号を付さなければならない。
(1) 教育委員会規則、教育委員会訓令、教育長訓令及び教育委員会告示には、例規等番号簿(様式第7)により、総務課において、その種類ごとに暦年により順次番号を付する。
(2) 指令には、各課等備え付けの指令番号簿(様式第8)により年度により一連番号を付するものとする。
(3) 前2号以外の文書には、総務課長が別に定める各課等の記号及び文書管理システムにより、主務課において年度による一連番号を付する。ただし、指令に係る特定の事務専用の処理簿台帳等(以下この条において「台帳等」という。)に事務処理事項を記入している場合で、当該台帳等に指令番号を記入することが事務処理上能率的であると認められるときは、総務課との協議により、指令番号簿に代え、当該台帳等により一連の指令番号を付することができる。
(4) 前号の規定により文書に番号を付する場合においては、1事件が完結するまでは同じ記号及び番号を使用するものとし、文書の往復回数に従い、順次「番号―2」「番号―3」と枝番号を付するものとする。
(1) 案内状、感謝状、契約書その他記号及び番号を付することが適当でないもの 記号及び番号は省略
(2) 文書の内容が軽易なもので、記号及び番号を付する必要がないと認められるもの 記号及び番号は付さず「号外」で処理
(文書の完結日)
第22条 文書の完結日は、次に定めるところによる。
(1) 台帳、簿冊等 当該台帳、簿冊等の閉鎖日
(2) 出納に関する証拠書類 当該出納のあった日
(3) 契約文書 当該契約事項の履行の終了した日
(4) その他の文書 当該文書に係る事案の処理の終了した日
(委員会付議の手続)
第23条 委員会の議決を要し、又は委員会に供覧しなければならない文書は、委員会会議の議案として作成し、決裁後写しとともに総務課に送付しなければならない。
(公告文書)
第24条 公告を要する文書については、鹿児島市教育委員会公告式規則(昭和42年教育委員会規則第3号)の定めるところによる。
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第25条 文書の浄書は、各課で行う。
2 文書のオフセット印刷は、総務局総務部総務課(以下「総務部総務課」という。)に依頼して行う。
3 オフセット印刷は、総務部総務課の定める事務処理要領に従って処理しなければならない。
(公印及び契字印等)
第26条 発送文書には、鹿児島市教育委員会公印規則(昭和42年教育委員会規則第4号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書、書簡文、庁内への発送文書等にあっては、公印の押印を省略することができる。
2 行政処分、契約又は証明に関する文書その他重要な文書には、必要に応じて契字印、割り印又は訂正印を押さなければならない。
(令4教育長訓令4・一部改正)
(文書の発送)
第27条 文書(電子文書を除く。以下この条において同じ。)の発送は、各課等において直接発送するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、鹿児島市文書取扱規程(平成3年訓令第2号)第31条第2項の文書使送を利用して発送する文書は、主務課において必要な包装を行い、あて名及び所管の局・部・課名を明記し総務部総務課に持参するものとする。
3 前項の規定により発送する文書のうち、大量又は勤務時間外に発送する必要があるものについては、あらかじめ総務部総務課長に連絡しなければならない。
(郵便物の発送)
第28条 郵送を要する文書は、各課等において発送を行う。
(電子文書の発送)
第29条 電子文書の発送は、各課においてこれを行う。
2 電子文書の発送に当たっては必要に応じ、電子署名、パスワードの設定等の措置を講じなければならない。
第5章 文書の整理及び閲覧
(文書整理の原則)
第30条 文書は、ファイリングシステムにより管理するものとする。
2 ファイリングシステムの実施要領については、市長事務部局の例による。
3 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等を予防する措置を講じるとともに、重要な文書については非常災害時に適切な処置を講じることができるように、あらかじめ準備しておかなければならない。
第6章 その他
(市文書取扱規程の準用)
第31条 文書の取扱いに関しては、この規程に定めるもののほか、鹿児島市文書取扱規程の規定を準用する。
(学校等の特例)
第32条 市立学校の文書の取扱いについては、この規程にかかわらず、鹿児島市立学校管理規則(昭和42年教育委員会規則第17号)及び鹿児島市立学校事務処理規程(昭和42年教育長訓令第5号)によるものとする。
(教育機関等の特例)
第33条 教育機関等における文書の取扱いについては、この規程により処理し難い場合は、所属長はあらかじめ教育長の承認を得て、文書の取扱いについて別に定めることができる。
付則
(施行期日)
1 この訓令は、平成28年5月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令は、この訓令の施行の際現に存する公文書について適用する。
付則(令和4年4月1日教育長訓令第3号)
この訓令は、公布の日から施行する。
付則(令和4年9月30日教育長訓令第4号)
この訓令は、令和4年9月30日から施行する。
別表(第8条関係)
公用文の種類
1 法規文
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条又は地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条第1項の規定により制定するもの
2 公示文
(1) 告示 法令の規定により一般に公示するもの又は職務上の権限に基づき決定した事項を一般に公示するもの
3 令達文
(1) 訓令 権限の行使又は職務に関し、所属の機関又は職員に対して発する命令
(2) 指令 特定の個人又は団体の申請又は願いに対して許可、認可、承認等の意思を表示するもの
4 往復文
(1) 照会 一定の事項について特定の相手方(以下「相手方」という。)に問い合わせるもの
(2) 回答 照会、依頼又は協議に対して答えるもの
(3) 通知 一定の事項を相手方に知らせるもの
(4) 依頼 ある一定の行為の実現を相手方に依頼するもの
(5) 報告 ある事実についてその経過等を相手方に知らせるもの
(6) 協議 一定の事項を打ち合わせ、相手方の同意を求めるもの
(7) 申請 許可、認可、承認、補助等の一定の行為を求めるもの
(8) 願い・届け ある一定の事項を願い出る(届け出る)もの
(9) 通達 法令及び条例等の解釈若しくは運用方針又は職務運営上の細目に関する事項を所属の機関又は職員に対して示すもの
(10) 勧告 行政機関が権限に基づき一定の事項について相手方に対してある処置を勧め、又は促すもの
(12) 答申 諮問を受けた機関がその諮問事項について意見を述べるもの
(13) 建議 諮問機関等がその属する機関に対して自発的に意見を申し出るもの
(14) 進達 特定の個人又は団体から受理した書類を上級行政庁に取り次ぐもの
(15) 副申 進達する文書に意見を添えるもの
(16) その他 上記のほか送付、督促、請求等を行うもの
5 部内文
(1) 復命 上司から命ぜられた用務の遂行の経過等を報告するもの
(2) 事務引継 職員が退職し、又は異動した場合において、担当事務を後任者又は所属長の指名する者に引き継ぐもの
(3) 上申 上級機関又は上司に対して意見又は事実を述べるもの
(4) 内申 主として部内の人事関係事項について上申するもの
(5) 辞令 職員の身分、給与その他の異動についてその旨を記載して本人に交付するもの
(6) 事故の手続 事故に関して上司に報告し、謝罪の意を表し、又は自己の進退を伺うもの
(7) その他 上記のほか行政機関内部において事務処理の手続上作成するもの
6 その他の文
(1) 書簡文 案内状、礼状、依頼状等
(2) あいさつ文 式辞、祝辞、訓辞等
(3) 表彰文 表彰状、感謝状、賞状等
(4) 契約文 契約書、協定書、覚書等
(5) 証明文 証明書、証書等
(6) 議案文
(7) その他職員が職務上作成するもの
